Procesos de onboarding

A lo largo de mi carrera he vivido todo tipo de procesos de onboarding. Hoy estaba reflexionando sobre este tema, ya que en mi empresa se están revisando algunas cosas al respecto, y he comenzado a rememorar los que a mí, por suerte o por desgracia, me tocaron en el pasado.

Creo que muchísimas empresas no tienen realmente clara la importancia de optimizar la experiencia de aterrizaje para los nuevos empleados que entran a trabajar en sus oficinas. Y es un gravísimo error, ya que desde el día cero se está invirtiendo dinero en esa persona. Sería ideal por tanto que esa inversión genere un retorno óptimo lo más pronto posible.

Cómo NO hacer un onboarding

Lo creáis o no, más de una y de dos veces, mi primer día de trabajo fue tal que así:

• Llegar a la oficina, comentar en recepción que soy “el nuevo”. Sentarme a esperar a que venga a recibirme alguien.
• Aparece una persona a recogerme. No me queda claro si será mi jefe o no.
• Esa persona me conduce a la zona de la oficina donde está mi equipo, y me presenta a otra persona diferente. Al menos ahora parece que sé quién supervisará mi trabajo en los primeros días, pero no me queda claro quien era el otro.
• Mi nuevo jefe me dice que me siente en una mesa, que puede tener o no un ordenador preparado para mí, y ahí me quedo esperando a que alguien me indique qué hacer.

Lo que viene a continuación depende del caso, pero yo he vivido todo tipo de situaciones absurdas. Desde tenerme casi un mes sin ordenador, leyendo un manual impreso, hasta cambiarme de equipo tras una semana sin haber hecho apenas nada.

Casi todas estas experiencias venían además con el añadido de que no me presentaban a mis compañeros en condiciones, poniéndome en la incómoda situación de tener que hacerlo yo. Al ser bastante tímido (aunque con el tiempo he ido superando parte de mi timidez) me costaba romper el hielo y pasar de presentarme a la persona que estuviera sentada a mi lado.

Me consta que la excusa para que se dieran estas situaciones era siempre similar: haber entrado en un momento especialmente crítico para el proyecto.

No sé si muchos de vosotros habréis experimentado algún proceso similar, pero es altamente desmotivante. Sientes que nadie te estaba esperando y que no tienen muy claro qué hacer contigo.

La otra cara de la moneda es hacer un onboarding a toda prisa, ¡debido exactamente al mismo motivo! Te meten en una sala de reuniones, te explican el proyecto por encima, y te ponen a trabajar asignándote un bug o tarea sencilla, en ocasiones sin siquiera explicarte la estructura de tu equipo. En este caso, suele ocurrir además que nadie te explica el tipo de cosas que todos queremos conocer para movernos dentro de la empresa (por ejemplo, cuál es el proceso para solicitar vacaciones, correos de contacto…tareas administrativas en general, vaya).

Quizás los ejemplos que he puesto sean un pelín extremos, pero seguramente alguna de las cosas relatadas os resulten algo familiares. A mi parecer, en ninguna situación, una persona uniéndose a una empresa debe quedarse con la sensación tras un primer día de que no le han hecho apenas caso o de que se ha quedado con un montón de dudas que no sabe cuando va a poder resolver.

Cómo debería ser un onboarding

En esta sección voy a detallar el que, en mi opinión, sería un proceso de onboarding ideal. Está bastante basado en el que viví en mi actual empresa, y quizás no se pueda aplicar en todos los casos, pero puede ser un buen punto de partida.

Una semana antes de la fecha de inicio recibimos una correo escrito y firmado por nuestro futuro manager. En este correo se nos da la bienvenida, se describe de forma breve cómo será nuestro primer día, y se especifica a qué hora debemos estar en la oficina, confirmando que debemos preguntar por él (o ella).

Al llegar el primer día, nuestro nuevo manager nos recibe y tenemos nuestra primera reunión “one to one”, donde pasamos revista a temas como la misión de la empresa, las expectativas que tienen de mí, etc. En este primer contacto sería ideal dar al nuevo empleado un “Welcome pack”, conteniendo una carta de bienvenida, reincidiendo en los aspectos que se hayan podido cubrir en esta primera reunión con mi manager, etc. Si este pack contiene algún detalle a modo de regalo mejor que mejor, este tipo de tonterías se agradecen de veras en un día algo tenso como es siempre el primer día en una nueva empresa.

Se nos proporciona un check list, detallando cosas que deberemos ir aprendiendo durante nuestra primera fase en la empresa. Aquí entran tanto tareas administrativas (solicitar vacaciones, cómo reportar a la empresa si un día estamos enfermos…), cosas como configurar la firma de correo, nuestro equipo de trabajo, burocracia que siempre tenemos que hacer al principio (enviar algún formulario para darnos de alta en el seguro médico, por ejemplo), etc. Cada uno de estos puntos tendrá un enlace detallado con los pasos a seguir, y una persona de referencia a la que contactar en caso de duda (nuestro manager u otra persona diferente). Este checklist estará dividido por períodos temporales, hay cosas que deben hacerse el primer día, para otras tendremos la primera semana completa, etc.

Tras la reunión con nuestro manager nos indicarán donde sentarnos, y nos presentarán a nuestros compañeros de mesa, que dependiendo de las circunstancias serán nuestros futuros compañeros de equipo o no. El resto del primer día lo ponemos ocupar perfectamente en ejecutar el checklist. A la hora de la comida, sería ideal que nuestro manager nos ofreciera acompañarnos para explicarnos un poco las opciones que existen por la zona, explicarnos cómo funciona el área común si existe, etc. Esta primera comida es una buena forma de romper el hielo con la gente de la oficina.

En nuestro segundo día es posible que tengamos que unirnos a un equipo de trabajo o no. En el primer caso, la persona que lidere el equipo debería introducirnos a nuestros nuevos compañeros (siempre que eso no haya ocurrido ya) y programar una reunión de unas 2-3 horas para familiarizarnos con los aspectos que necesitemos para poder ser productivos en el proyecto a la mayor brevedad (tanto a nivel técnico como metodológico). Este tipo de sesiones suelen ser bastante intensas, y siempre me parece adecuado dejar a la persona sola durante unas horas por la tarde para que repase y asimile conceptos por su cuenta. De esta forma, al día siguiente podríamos tener una nueva sesión para aclarar cualquier duda que haya podido surgir. Debemos tener en cuenta también que nuestro nuevo compañero puede necesitar algún tiempo extra para seguir revisando el checklist que le proporcionamos en el primer día.

En el tercer día, aparte de aclarar dudas, sería en mi opinión el momento ideal para comenzar a trabajar en nuestro nuevo proyecto. La mejor forma de suaviar la curva de aprendizaje, y lo tengo 100% claro, es hacer Pair Programming. Incluso si en nuestra empresa no programamos en parejas de forma habitual (cosa que habría que replanterase, pero esa es otra historia :)), esta práctica es ideal para introducir nuevos miembros en el equipo de forma rápida y eficiente. El número de días que necesitemos hacerlo dependerá de cada caso, pero podría estar en torno a una semana. Si durante el proceso de selección no se comunicó claramente que el Pair Programming se va a llevar a cabo es posible que el nuevo desarrollador pueda sentirse algo incómodo, y en tal caso, lo ideal es dejarle tiempo solo entre sesiones de pairing. Lo ideal, en mi opinión, sería sin embargo utilizar esta práctica en más de una situación y dejarlo claro en la oferta inicial, para que los candidatos conozcan de antemano estas condiciones.

Al final de la primera semana tendremos una nueva reunión con nuestro manager, reunión en la que repasaremos la semana que termina, discutiremos cualquier problema o duda que haya podido surgir, daremos feedback sobre cómo nos estamos sintiendo en estos primeros días, etc. Es importante alentar a nuestros nuevos compañeros a que sean totalmente transparentes y mencionen cualquier cosa que les preocupe desde el momento cero, para así poder solucionar los problemas rápidamente.

Lo que ocurra en sucesivas semanas dependerá de la empresa, pero es muy importante que la figura del manager esté siempre visible y nos haga sentir acogidos.

¿Y si no hay proyecto?

En el caso de que no haya proyecto al que unirnos en nuestra primera semana (cosa que puede ocurrir en consultoría), la empresa debería tener siempre a mano algún tipo de plan B, para que un nuevo empleado se sienta útil lo más pronto posible. Este plan B puede consistir en cosas como colaboraciones en proyectos Open Source, proyectos internos, tener alguna biblioteca de cursos prácticos que podamos realizar para aprender alguna tecnología nueva, etc.

Tengo la impresión de que he escrito un post lleno de obviedades, pero han sido tantas las veces que he experimentado un proceso de onboarding frustrante que consideré interesante escribir sobre esto. Puede que en la práctica haya compromisos que impidan la implementación de un proceso adecuado tan bien como nos gustaría, pero a mi parecer, cuando nuevos empleados entran en nuestra empresa, ellos deberían ser el compromiso número uno y deberíamos despriorizar todos los demás.